Livre de police : ce qu'une galerie d'art doit vraiment tenir

Un jeudi matin, deux fonctionnaires se présentent à la galerie. Ils sont aimables, ils ont le temps, et ils demandent à voir le registre. Vous savez où il est : dans le tiroir du bureau, sous les catalogues de la dernière foire. La dernière ligne date de trois semaines. Entre-temps, vous avez repris deux toiles à un collectionneur et reçu en dépôt une sculpture venue d'une succession. Tout cela est noté, mais dans le fichier de stock, pas dans le registre.

Le livre de police fait partie de ces obligations que l'on apprend souvent d'un confrère plutôt que du texte. Le texte, pourtant, est court et précis. Voici ce qu'il dit, article par article.

Une précision : ce qui suit décrit le droit applicable et cite ses sources, ce n'est pas une consultation juridique.

Ce que l'on appelle livre de police

Le nom officiel est « registre d'objets mobiliers ». L'usage dit livre de police. Son objet, tel que le résume la fiche officielle de Service public Entreprendre, est de permettre d'identifier les objets qui ont fait l'objet d'une transaction et de retrouver toutes les personnes qui y sont intervenues.

L'obligation est posée par l'article 321-7 du Code pénal. Ses conditions de tenue figurent aux articles R. 321-1 à R. 321-8 du même code.

Une galerie est-elle concernée ?

L'article 321-7 ne nomme pas les galeries. Il vise toute personne « dont l'activité professionnelle comporte la vente d'objets mobiliers usagés ou acquis à des personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font le commerce ». C'est donc votre façon de travailler qui décide, pas le mot inscrit sur la vitrine.

Une galerie qui revend des œuvres achetées à des collectionneurs, reprises à une succession ou reçues en dépôt d'un particulier entre dans cette définition : ces personnes n'ont pas fabriqué l'œuvre et n'en font pas le commerce. Le second marché est au cœur du texte.

Le premier marché est moins net. Une œuvre reçue directement de l'artiste vient de celui qui l'a faite, et le texte ne dit pas en toutes lettres comment la traiter. Il suffit toutefois d'une revente pour un client, ou d'une pièce reprise à un collectionneur, pour que votre activité « comporte » ce que vise l'article. En cas de doute sur votre situation, posez la question à la préfecture qui reçoit votre déclaration.

Si la galerie est une société, l'obligation de tenir le registre pèse sur ses dirigeants. Le dernier alinéa de l'article 321-7 le dit, et l'article R. 321-7 le répète.

Avant le registre, la déclaration

L'article R. 321-1 impose une déclaration préalable à la préfecture ou à la sous-préfecture dont dépend votre établissement principal, et à la préfecture de police à Paris. Elle indique notamment votre identité, votre nationalité, le statut de l'entreprise et son numéro d'identification.

On vous remet un récépissé, à présenter à toute réquisition des services de contrôle, police, gendarmerie, impôts, douanes ou répression des fraudes. Si la galerie déménage, l'article R. 321-2 demande une nouvelle déclaration au commissariat, ou à défaut à la mairie, du lieu que vous quittez et de celui où vous vous installez.

Ce qu'on y inscrit, ligne par ligne

Les mentions sont fixées par les articles R. 321-3 à R. 321-5. Pour chaque personne qui vous a vendu une œuvre, l'a apportée à l'échange ou vous l'a remise en dépôt en vue de la vente : ses nom, prénoms, qualité et domicile, puis la nature, le numéro et la date de délivrance de sa pièce d'identité, avec l'autorité qui l'a établie. Pour une société, sa dénomination et son siège, et l'identité de la personne qui a agi pour elle.

Pour chaque œuvre : sa nature, sa provenance et sa description. Le texte précise que la description comprend les caractéristiques de l'objet et « les noms, signatures, monogrammes, lettres, chiffres, numéros de série, emblèmes et signes de toute nature » qui permettent de l'identifier. Pour une œuvre, ce sont la signature, la date, les inscriptions au dos, les étiquettes d'anciennes expositions, le numéro d'un tirage.

S'ajoutent le prix d'achat et le mode de règlement. Pour une œuvre reçue en dépôt, échangée ou acquise gratuitement, on inscrit une estimation de sa valeur vénale. Et si l'on vous a fait savoir que l'œuvre fait l'objet d'une mesure de protection au titre du code du patrimoine, cette mesure est portée au registre.

Le regroupement par lots, permis pour les objets de faible valeur, ne vous servira guère : il exclut les objets qui présentent un intérêt artistique ou historique. Chaque œuvre a donc sa ligne et, selon l'article R. 321-4, un numéro d'ordre porté au registre, qui doit aussi figurer « de manière apparente » sur l'œuvre elle-même.

Reste le rythme. L'article 321-7 demande un registre tenu « jour par jour ». Un registre rattrapé en fin de mois, à partir du fichier de stock, ne répond pas à cette exigence.

Papier ou numérique

Sur papier, l'article R. 321-6 est strict. Les mentions sont écrites à l'encre indélébile, « sans blanc, rature ni abréviation ». Le registre est coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire de la commune. Chaque établissement ouvert au public a le sien, et le registre se conserve cinq ans à compter de sa clôture.

Depuis 2013, l'article R. 321-6-1 permet de le tenir au moyen d'un traitement automatisé, ce qui dispense du registre coté et paraphé. Le registre numérique porte les mêmes mentions, et le traitement doit garantir « l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données enregistrées ». Les données se conservent dix ans à compter de leur enregistrement.

Les obligations techniques sont renvoyées à un arrêté par l'article R. 321-8. La fiche officielle de Service public Entreprendre les résume ainsi : un traitement conforme à la norme ISO 14641-1, et l'enregistrement de chaque consultation, avec l'identifiant de la personne, la date, l'heure et l'objet de la consultation, ces traces étant gardées un an.

Un tableur que l'on peut modifier, trier ou vider sans laisser de trace ne garantit pas l'intangibilité que demande le texte. C'est une copie de travail, utile au quotidien, mais elle ne remplace pas le registre.

Ce que coûte un registre absent ou inexact

L'article 321-7 punit de six mois d'emprisonnement et de 30 000 euros d'amende le fait d'omettre de tenir le registre, « y compris par négligence ». Un oubli suffit donc, sans qu'il soit besoin d'une intention.

L'article 321-8 prévoit les mêmes peines pour deux autres situations : porter au registre des mentions inexactes, et refuser de le présenter à l'autorité compétente. Pour une société déclarée pénalement responsable, l'amende encourue est portée au quintuple, soit 150 000 euros, en application des articles 321-12 et 131-38, et certaines peines complémentaires de l'article 131-39 peuvent s'y ajouter.

Si vous organisez un salon

Le deuxième alinéa de l'article 321-7 vise aussi celui qui organise, dans un lieu ouvert au public, une manifestation consacrée à la vente de ces objets. Il tient un registre des vendeurs (article R. 321-9), coté et paraphé, qu'il dépose à la mairie au plus tard huit jours après la manifestation (article R. 321-10).

Ce que MARMALADE fait, concrètement

Dans MARMALADE, le livre de police part de la fiche de l'œuvre. Une entrée se prépare depuis la fiche, qui reprend le titre, l'artiste, la technique, les dimensions et la provenance. Il reste à compléter le vendeur ou le déposant, sa pièce d'identité, le prix et le mode de règlement. Quand la galerie émet une facture de vente, la vente s'inscrit d'elle-même au registre, avec l'acheteur, le prix et le lien vers la facture.

Chaque ligne passe par deux états : un brouillon que l'on peut corriger, puis l'inscription au registre. Une ligne inscrite ne se modifie plus. On la corrige par une nouvelle ligne, avec son motif, et l'original reste consultable. Les lignes sont chaînées entre elles, chaque consultation du registre laisse sa trace dans le journal des accès, conservé un an, et le registre entier s'exporte en CSV le jour où on vous le demande.

Pour une galerie qui arrive avec son historique, MARMALADE repère les ventes déjà facturées et les œuvres entrées qui n'ont pas encore leur ligne, et les prépare en brouillons. Rien n'est inscrit sans vous. L'outil ne fait pas non plus la déclaration en préfecture, ni la vérification de la pièce d'identité qu'on vous présente : ces gestes restent ceux de la galerie.

Pour comparer les logiciels sur des faits, voyez notre comparatif des logiciels de gestion de galerie. Si vous utilisez déjà Artlogic, la page MARMALADE ou Artlogic détaille aussi comment on migre.

Le plus simple reste d'essayer avec vos propres œuvres. L'essai dure 30 jours, sans carte bancaire, et votre registre actuel n'a pas besoin d'être parfait pour commencer.

Article publié le 16 octobre 2026. Il décrit le droit applicable à cette date et ne constitue pas un conseil juridique.