Inventaire d'une galerie d'art : quand Excel ne suffit plus

Un samedi, une collectionneuse vous écrit. Elle a vu au salon un petit format bleu, elle ne se souvient plus du nom de l'artiste, elle veut savoir s'il est encore disponible et à quel prix. Vous ouvrez le fichier. Pas celui du bureau, celui que vous avez copié sur l'ordinateur portable avant la foire. La ligne est là, le prix aussi, mais la case « statut » dit encore « dispo », alors que vous avez un doute : votre associé n'en a-t-il pas parlé à quelqu'un jeudi ? La photo, elle, est dans le téléphone, quelque part entre deux vernissages.

Rien de grave. Vous trouverez la réponse, en dix minutes ou en deux heures. Mais c'est exactement le moment où un tableur, qui a très bien servi pendant des années, commence à coûter plus qu'il ne rapporte.

Pourquoi presque toutes les galeries commencent avec Excel

Parce que c'est logique. Au début, il y a vingt œuvres, deux artistes, une seule personne qui tient le fichier. Excel est déjà sur l'ordinateur, il ne coûte rien de plus, il accepte toutes les colonnes qu'on veut lui ajouter. On y met le titre, la technique, les dimensions, le prix, le nom de l'artiste, et on avance.

Le problème n'arrive pas d'un coup. Il arrive avec la deuxième personne qui modifie le fichier, avec la première foire, avec les œuvres confiées en dépôt par un artiste, avec le site internet qu'il faut tenir à jour à côté. Chaque besoin nouveau ajoute une colonne, un onglet, ou un deuxième fichier. Au bout de trois ou quatre ans, la galerie ne tient plus un inventaire, elle en tient plusieurs, et aucun n'est tout à fait juste.

Cinq signes que votre fichier vous coûte des ventes

Il existe en plusieurs versions. « Stock 2024 », « Stock 2024 à jour », « Stock foire ». Si vous devez demander à quelqu'un lequel est le bon, aucun ne l'est vraiment.

La disponibilité est fausse quelque part. Une œuvre vendue au stand reste affichée sur le site pendant une semaine, ou un collectionneur se voit proposer une pièce réservée la veille pour un autre. C'est le défaut le plus coûteux, parce qu'il se voit de l'extérieur.

Les images vivent ailleurs. Dans un dossier partagé, dans des courriels, dans le téléphone du photographe. Pour envoyer une proposition, il faut d'abord retrouver la bonne photo, dans la bonne définition.

Les dépôts sont suivis de mémoire. Qui vous a confié quoi, depuis quand, à quelle condition, et quand l'œuvre doit repartir. Un tableur peut le noter, il ne vous le rappellera jamais.

Vous recopiez les mêmes informations à trois endroits. Dans le fichier, dans la facture, dans le livre de police. Chaque copie est une occasion de se tromper, et le livre de police, lui, n'admet pas les ratures.

Si vous vous reconnaissez dans deux de ces cinq signes, ce n'est pas une question de rigueur personnelle. C'est l'outil qui ne suit plus.

Ce qu'un logiciel de gestion de galerie doit faire pour l'inventaire

Tous les logiciels promettent un « inventaire ». La vraie question, c'est ce qui tourne autour de la fiche d'une œuvre.

Une œuvre devrait exister une seule fois. Sa fiche porte la provenance, la technique, les dimensions, le prix, les images en bonne définition, les certificats, et son historique : qui a fait quoi, et quand. Ensuite, tout le reste part de cette fiche : la proposition envoyée à un collectionneur, la facture, la page du site, l'entrée au livre de police, l'expédition. Si vous changez le prix, il change partout. Si l'œuvre est vendue, elle disparaît partout en même temps.

Trois cas propres au marché de l'art méritent une attention particulière, parce que les outils généralistes les gèrent mal.

Les éditions et multiples, d'abord. Une photographie tirée à huit exemplaires n'est pas une œuvre, ce sont huit objets, chacun avec son numéro, son statut et parfois son prix.

Les dépôts et consignations, ensuite. L'œuvre est dans votre stock sans vous appartenir, et la fiche doit le dire clairement, avec la date d'entrée et ce qui est convenu avec l'artiste.

La disponibilité, enfin. Disponible, réservée, vendue : un seul statut, visible par toute l'équipe, et qui se répercute sur le site sans que personne ait à y penser.

Passer d'Excel à un logiciel, sans y passer un mois

La peur la plus courante, c'est la reprise de l'existant. Dix ans de lignes, des colonnes qui ont changé de sens en route, des photos nommées « IMG_4087 ». En pratique, la reprise se prépare en une matinée si on la prend dans le bon ordre.

Commencez par faire une copie de votre fichier, et travaillez sur la copie. Gardez une ligne par œuvre, ou par exemplaire quand il s'agit d'une édition. Vérifiez que chaque colonne veut dire une seule chose : un prix, pas « 4 500 ou 4 000 pour Mme D. ». Si vous le pouvez, renommez les photos avec la référence de l'œuvre, c'est ce qui fait gagner le plus de temps ensuite.

Puis importez d'abord les œuvres disponibles, celles qui vous font vivre cette saison. L'historique peut suivre. Un bon outil vous montre, avant d'enregistrer quoi que ce soit, ce qu'il a compris de chaque colonne, et vous laisse annuler si le résultat ne vous plaît pas. Pendant quelques semaines, gardez l'ancien fichier ouvert à côté. Il ne sert plus à rien le jour où vous vous rendez compte que vous ne l'avez pas ouvert depuis dix jours.

Les questions à poser avant de choisir

Avant de signer, posez ces questions, et demandez à voir la réponse à l'écran plutôt que de l'entendre.

Est-ce que l'import se prévisualise et s'annule ? Comment sont gérés les éditions, les exemplaires numérotés et les dépôts ? Une œuvre vendue disparaît-elle seule du site et des propositions en cours ? Où sont hébergées les données, et qu'est-ce que je récupère si je pars ? Le livre de police et la facture partent-ils de la même fiche, ou faut-il ressaisir ?

Pour comparer les principaux logiciels sur des faits, prix, langues, hébergement et conformité française, nous avons réuni les sources dans notre comparatif des logiciels de gestion de galerie. Si vous utilisez déjà Artlogic, la page MARMALADE ou Artlogic détaille aussi comment on migre.

Ce que MARMALADE fait, concrètement

Nous avons construit MARMALADE autour de cette idée de fiche unique. L'import accepte vos fichiers Excel ou CSV, se prévisualise champ par champ, signale les doublons et s'annule d'un geste. Sur un cas réel, 49 œuvres et 373 images sont entrées en quinze minutes, dédoublonnées et vérifiées. Ensuite, la même fiche sert à la proposition, à la facture, au site et au livre de police.

Le plus simple reste d'essayer avec vos propres œuvres. L'essai dure 30 jours, sans carte bancaire, et votre fichier actuel n'a pas besoin d'être parfait pour commencer.

Article publié le 13 octobre 2026.