Inventario de una galería de arte: cuando Excel ya no basta

Es sábado y una coleccionista le escribe. Vio en la feria un pequeño formato azul, no recuerda el nombre del artista, quiere saber si sigue disponible y a qué precio. Usted abre el archivo. No el de la galería, sino la copia que hizo en el portátil antes de la feria. La línea está ahí, el precio también, pero la columna «estado» todavía dice «disponible», y le queda una duda: ¿no le habló su socio de esa obra a alguien el jueves? La foto, en cambio, está en el móvil, en algún lugar entre dos inauguraciones.

Nada grave. Encontrará la respuesta, en diez minutos o en dos horas. Pero es justo el momento en que una hoja de cálculo, que le ha servido muy bien durante años, empieza a costar más de lo que aporta.

Por qué casi todas las galerías empiezan con Excel

Porque es lógico. Al principio hay veinte obras, dos artistas y una sola persona que lleva el archivo. Excel ya está en el ordenador, no cuesta nada más y acepta todas las columnas que uno quiera añadir. Se pone el título, la técnica, las medidas, el precio, el nombre del artista, y se sigue adelante.

El problema no llega de golpe. Llega con la segunda persona que modifica el archivo, con la primera feria, con las obras que un artista deja en depósito, con la web que hay que mantener al día por otro lado. Cada necesidad nueva añade una columna, una pestaña o un segundo archivo. Al cabo de tres o cuatro años, la galería ya no lleva un inventario, lleva varios, y ninguno es del todo exacto.

Cinco señales de que su archivo le está costando ventas

Existe en varias versiones. «Stock 2024», «Stock 2024 actualizado», «Stock feria». Si tiene que preguntar cuál es el bueno, ninguno lo es de verdad.

La disponibilidad es falsa en algún sitio. Una obra vendida en el estand sigue en la web durante una semana, o a un coleccionista se le propone una pieza reservada el día antes para otro. Es el error más caro, porque se ve desde fuera.

Las imágenes viven en otra parte. En una carpeta compartida, en correos, en el móvil del fotógrafo. Para enviar una propuesta, primero hay que encontrar la foto buena, con la resolución buena.

Los depósitos se siguen de memoria. Quién le confió qué, desde cuándo, en qué condiciones y cuándo debe volver la obra. Una hoja de cálculo puede anotarlo, pero nunca se lo recordará.

Copia la misma información en tres sitios. En el archivo, en la factura y en el libro registro que la ley exige en algunos países, como el livre de police en Francia. Cada copia es una ocasión de equivocarse, y ese registro no admite tachaduras.

Si se reconoce en dos de estas cinco señales, no es una cuestión de rigor personal. Es la herramienta, que ya no da más de sí.

Lo que debe hacer un software de gestión de galerías con el inventario

Todos los programas prometen un «inventario». La verdadera pregunta es qué pasa alrededor de la ficha de cada obra.

Una obra debería existir una sola vez. Su ficha recoge la procedencia, la técnica, las medidas, el precio, las imágenes en buena resolución, los certificados y su historial: quién hizo qué, y cuándo. Todo lo demás parte de esa ficha: la propuesta enviada a un coleccionista, la factura, la página de la web, la anotación en el libro registro, el envío. Si cambia el precio, cambia en todas partes. Si la obra se vende, desaparece de todas partes a la vez.

Tres casos propios del mercado del arte merecen especial atención, porque las herramientas generalistas los resuelven mal.

Las ediciones y los múltiples, para empezar. Una fotografía tirada en ocho ejemplares no es una obra, son ocho objetos, cada uno con su número, su estado y a veces su precio.

Los depósitos, después. La obra está en su stock sin pertenecerle, y la ficha tiene que decirlo con claridad, con la fecha de entrada y lo que se acordó con el artista.

La disponibilidad, por último. Disponible, reservada, vendida: un solo estado, visible para todo el equipo, y que llega a la web sin que nadie tenga que acordarse.

Pasar de Excel a un software sin dedicarle un mes

El miedo más habitual es el traspaso de lo que ya existe. Diez años de filas, columnas que cambiaron de sentido por el camino, fotos llamadas «IMG_4087». En la práctica, el traspaso se prepara en una mañana si se hace en el orden correcto.

Empiece por hacer una copia de su archivo, y trabaje sobre la copia. Deje una fila por obra, o por ejemplar cuando se trate de una edición. Compruebe que cada columna significa una sola cosa: un precio, no «4.500 o 4.000 para la Sra. D.». Si puede, renombre las fotos con la referencia de la obra, es lo que más tiempo ahorra después.

Luego importe primero las obras disponibles, las que le dan de comer esta temporada. El historial puede esperar. Una buena herramienta le muestra, antes de guardar nada, cómo ha entendido cada columna, y le deja deshacer si el resultado no le convence. Durante unas semanas, mantenga el archivo antiguo abierto al lado. Deja de servir el día en que se da cuenta de que lleva diez días sin abrirlo.

Las preguntas que hay que hacer antes de elegir

Antes de firmar, haga estas preguntas, y pida ver la respuesta en pantalla en lugar de oírla.

¿La importación se previsualiza y se puede deshacer? ¿Cómo se gestionan las ediciones, los ejemplares numerados y los depósitos? ¿Una obra vendida desaparece sola de la web y de las propuestas en curso? ¿Dónde se alojan los datos, y qué me llevo si me voy? ¿El libro registro y la factura salen de la misma ficha, o hay que volver a teclear?

Para comparar los principales programas sobre hechos, precio, idiomas, alojamiento y cumplimiento normativo, hemos reunido las fuentes en nuestra comparativa de software de gestión de galerías. Si ya usa Artlogic, la página MARMALADE o Artlogic explica también cómo se hace el cambio.

Lo que hace MARMALADE, en concreto

Construimos MARMALADE en torno a esta idea de ficha única. La importación acepta sus archivos Excel o CSV, se previsualiza campo por campo, señala los duplicados y se deshace con un solo gesto. En un caso real, 49 obras y 373 imágenes entraron en quince minutos, sin duplicados y verificadas. Después, la misma ficha sirve para la propuesta, la factura, la web y el libro registro.

Lo más sencillo es probarlo con sus propias obras. La prueba dura 30 días, sin tarjeta durante la prueba, y su archivo actual no necesita ser perfecto para empezar.

Publicado el 13 de octubre de 2026.